Тайм-менеджмент рекрутера

Частое заблуждение про тайм-менеджмент заключается в том, что он поможет нам «успеть всё», но на самом деле это не совсем так. Тайм-менеджмент помогает нам не делать лишнего, не держать всё в голове и не суетиться, когда задачи сыпятся как из мешочка изобилия.

Вы не хуже нас знаете, что классический рабочий день рекрутера выглядит так:
- несколько вакансий на разных стадиях работы;
- нескончаемые сообщения кандидатов;
- заказчики с разным уровнем вовлечённости: один не отвечает неделями, а у другого все горит и кандидаты нужны прямо сейчас;
- срочные вопросы, которые всегда срочные, и сообщения, на которые нужно ответить в секунду их получения.

И если реагировать на каждый пункт, постоянно переключаться между задачами и бессистемно менять фокус, то рабочий день заканчивается ощущением, что ты выжат как лимон, работал каждую секунду, но по факту не особо то и продвинулся. А регулярное такое ощущение приводит к чему? Правильно, к выгоранию.

И чтобы этого не произошло, мы поделимся с вами несколькими важными правилами, которых придерживаемся в своей работе и которые действительно дают результат:

Главная ошибка - жить в мессенджерах, ведь кажется, что ты «в процессе», твоя реакция сиесекундна, но по факту:
- фокус дробится;
- важные задачи откладываются, так как «я приступлю, как только отвечу на сообщение», а сообщения не кончаются;
- день превращается в реакцию на входящие.

По нашим наблюдениям к любой задаче добавляется около 15% времени на переключение, ведь отвлекшись на мессенджер нужно не просто ответить, но и вспомнить весь контекст, и после ответа вернуться в контекст задачи, которой ты был занят - это переключение особенно болезненно при ресече, и написании текстов - сопроводительных писем, описании вакансии, логов общения с кандидатами.

Решение:
Чётко выделять блоки и время на работу с каждым из них:
-ответы кандидатам;
-коммуникация с заказчиками;
-поиск кандидатов и оценка резюме;
-проведение интервью;
-подготовка резюме и сопроводительной информации для презентации кандидата заказчику.

Даже если это 30-60 минутные слоты, такое разделение систематизирует вашу работу, уберет суету и повысит фокус.

Когда вакансий много, важно мыслить не «что ещё сделать», а на какой стадии сейчас каждая роль:
-поиск кандидатов;
-интервью на разных этапах;
-оффер (и его согласование);
-ожидание решения/фидбэка от заказчика;
-стоп/пауза поиска.

Такая систематизация помогает снизить тревожность и трезво оценить прогресс по каждой вакансии - где можно чуть притормозить с поиском, так как много кандидатов зависло на этапе рассмотрения заказчика, а куда в первую очередь перенаправить свои силы.

Один из главных пожирателей времени - возвращение к диалогам:

«А что мы там решили?»
«А я точно это отправляла?»

После каждого ключевого созвона - короткая фиксация текстом: что решили, кто что делает (зоны ответственности), дедлайн.
Это экономит кучу времени, которое тратится на уточнения, и повышает фокус у всех сторон.

Ошибочно думать, что рекрутер должен одинаково много времени уделять каждой вакансии, ведь на практике каждая вакансия и каждый заказчик индивидуален.

В одном случае профиль распространенный, и заказчик готов к большому потоку входящих резюме, так как ему горит закрытие, и человек нужен «еще вчера», в другом - поиск идет неактивно, ищут идеального кандидата без ожидания высокого потока, потому что задачи данной позиции закрывают текущие специалисты.

Верный путь - перераспределять фокус в зависимости от реалий рынка, ожиданий заказчика и стадии работы над вакансий.

В конце дня составьте не новый план на завтра, который ляжет поверх незаконченного, а короткий список того, что сейчас не завершено и почему. Это поможет сильно разгрузить голову и уйти на вечерний отдых не с ощущением хаоса и паникой от того, что «завтра предстоит куча дел, а я и сегодняшние не закончил», а с пониманием, что ты всё держишь под контролем и двигаешься к своей цели.

Частая ситуация, когда рабочий день уже подходит к концу, а у тебя в голове список из задач, которые ты не успел сделать:
- написать заказчику;
- сдать отчёт;
- ответить финалистам;
- уточнить статус по вакансии;
- и ещё паре коллег «ну очень надо сегодня».

Ты уже выжат, но продолжаешь работать ещё пару часов, потому что «это же важно».

В такие моменты нужно остановиться и задать себе простой вопрос: что реально произойдёт, если я сделаю это не сегодня вечером, а завтра утром со свежей головой?

И очень часто выясняется, что:
- заказчики вечером всё равно не на связи;
- ответ не критичен «прямо сейчас», а просто хочется закрыть гештальт и уйти на вечерний отдых со спокойной душой;
- срочность скорее у нас в голове, чем в реальности.

В таких случаях сильно помогает навык переоценки критичности конкретной задачи и умение передоговариваться с коллегами и заказчиками. В некоторые моменты нужно коротко и честно написать, что ты вернешься с апдейтом или ответом завтра до определенного времени. Это нормально, честно, и гораздо лучше, чем регулярно забирать у себя вечер и выгорать «по чуть-чуть».

Еще один частый кейс - когда задача важная, но тяжёлая или неприятная, мы откладываем ее до вечера, прокрастинируя весь день, а вечером уже деваться некуда, и приходится делать на износ.

В таких случаях хорошо работает простое правило: самое противное делаем утром. Ведь если закрыть такую задачу в первой половине дня:
- последующий день идёт легче;
- тревожные мысли не отвлекают тебя фоном;
- освобождается внимание и фокус под остальные задачи.

И да, важно себя вознаграждать за выполнение таких неприятных и особенно сложных задач.
Не абстрактно, а очень конкретно:
☕️ кофе
🍪 вкусняшка
🚶‍♀️небольшая прогулка

Вознаграждение может быть любым и индивидуальным для каждого из нас, главное, чтобы при его получении мы осознавали простую связку: «Я сделал сложное - мне за это хорошо».